Setiap tahun, kami kerap mendengar soalan yang sama daripada pemilik SME kecil: "Macam mana saya nak hantar akaun perniagaan saya?" Dalam zaman digitalisasi ini, ramai SME kecil sudah berjualan dalam talian, menerima pembayaran secara digital, dan menjalankan perniagaan yang aktif. Tetapi ironinya, kebanyakan mereka masih tidak mempunyai sistem perakaunan yang kemas. Rekod perniagaan yang paling konsisten biasanya hanya penyata bank.
Jawapan yang sering diberi selalunya sama: "Awak perlu guna sistem perakaunan." Dari segi teknikal, jawapan itu betul. Tetapi ia tidak menyelesaikan masalah sebenar. Banyak perniagaan kecil telah beroperasi selama bertahun-tahun tanpa sistem, dan mereka masih sibuk berjualan, membeli stok, membayar pembekal, mengendalikan bayaran balik, menguruskan aliran tunai, dan menyelesaikan masalah harian perniagaan.
Apabila jawapan tidak berubah, keputusan juga tidak berubah. Ramai di antara mereka masih tidak menghantar penyata akaun langsung. Bukan kerana mereka enggan mematuhi peraturan, tetapi kerana beban kerja dokumentasi terlalu berat. Mereka bukan sahaja berjuang dengan kertas kerja, malah juga dengan kelangsungan hidup, aliran tunai, jualan, operasi, pekerja, platform, pembekal, dan tekanan perniagaan harian.
Di sinilah kami di AINNA melihat AI bukan sebagai butang ajaib, bukan pengganti akauntan, dan bukan jalan pintas untuk mengelak pematuhan. Sebaliknya, AI sepatutnya menjadi jambatan antara rekod berasaskan penyata bank yang tidak kemas dengan data kewangan yang tersusun, boleh disemak, dan sedia untuk ditinjau oleh akauntan.
Dalam satu projek dalaman, pasukan kami meneroka bagaimana AI boleh menyokong penyediaan kewangan dengan pendekatan sistem terpisah - yang kami bentuk mengikut keperluan perniagaan sebenar para pelanggan SME kami:
Setiap bidang kewangan dijalankan sebagai aliran kerja yang berasingan - jualan, bayaran balik, pembelian, perbelanjaan, pinjaman, aset, inventori, pergerakan pemilik, dan pemindahan dalaman.
Transaksi diklasifikasikan berdasarkan makna perniagaan sebenar, bukan sekadar penerangan bank.
Peraturan terjamin (guardrails) menghalang AI daripada membuat tekaan, terutamanya bagi pokok pinjaman, bayaran balik, deposit tetap, pemindahan dalaman, dan transaksi yang tidak jelas.
Penghalaan pintar membawa setiap transaksi ke tempat yang betul - Akaun Untung & Rugi, Penyata Kewangan, jadual sokongan, atau senarai semakan manusia.
Yang penting di sini: aliran kerja AI seperti ini tidak semestinya memerlukan model premium, infrastruktur mahal, atau sistem yang berjalan 24 jam sehari. Dengan sistem terpisah, proses hanya berjalan apabila diperlukan, dan model AI hanya dipanggil untuk tugas tertentu. Ini menjadikannya lebih cekap kos, lebih terkawal, dan lebih realistik untuk SME kecil.
Dengan pendekatan ini, lebih ramai pemilik SME kecil akhirnya mempunyai laluan realistik untuk mengisytiharkan perniagaan mereka dengan betul, terutamanya jika laporan berasaskan tunai yang disediakan dari penyata bank boleh diterima sebagai titik permulaan, disokong oleh semakan yang sewajarnya. Pematuhan tidak sepatutnya hanya direka bentuk untuk SME yang sudah mempunyai sistem sempurna. Ia mesti juga mencipta laluan praktikal untuk SME yang masih bermula dari penyata bank. Bagi kami di AINNA, inilah peluang sebenar: menggunakan sistem terpisah berasaskan AI untuk membantu SME menjadi lebih teratur, lebih patuh, dan lebih yakin.
