Setiap tahun, pemilik PKS kecil selalu tanya soalan yang sama: “Macam mana nak hantar akaun perniagaan saya?” Dalam era digitalisasi ini, ramai PKS kecil sudah jualan dalam talian, terima bayaran secara digital, dan jalankan perniagaan yang sebenar. Tapi ironinya, ramai daripada mereka masih tak ada sistem perakaunan yang betul. Rekod perniagaan yang paling konsisten seringkali hanya penyata bank.
Jawapan yang biasa diberi selalu sama: “Awak kena guna sistem perakaunan.” Secara teknikal, jawapan itu betul, tapi ia tak selesaikan masalah sebenar. Banyak perniagaan kecil dah beroperasi bertahun-tahun tanpa sistem, dan mereka masih sibuk jual, beli stok, bayar pembekal, urus refund, jaga aliran tunai, dan selesaikan masalah harian perniagaan.
Jadi bila jawapan tak pernah berubah, keputusan pun takkan berubah. Ramai daripada mereka tak hantar langsung. Bukan sebab enggan patuh, tapi beban kerja klerikal terlalu berat. Mereka bukan sahaja bergelut dengan kertas kerja, tapi juga dengan survival, aliran tunai, jualan, operasi, pekerja, platform, pembekal, dan tekanan harian.
Di sinilah saya nampak AI boleh main peranan yang sangat praktikal untuk PKS. Bukan butang ajaib, bukan pengganti akauntan, dan bukan jalan pintas untuk elak pematuhan yang wajar. AI patut jadi jambatan antara rekod berasaskan penyata bank yang berselerak dan data kewangan yang berstruktur, boleh disemak, dan sedia untuk akauntan.
Dalam salah satu projek dalaman kami di AINNA, saya tengok macam mana AI boleh bantu persediaan kewangan menggunakan pendekatan sistem detached:
Sistem detached: setiap bidang kewangan jalan sebagai workflow berasingan, contohnya jualan, refund, pembelian, perbelanjaan, pinjaman, aset, inventori, pergerakan pemilik, dan pemindahan dalaman.
Segmentation: transaksi diklasifikasikan berdasarkan maksud perniagaan sebenar, bukan sekadar keterangan bank.
Guardrails: peraturan pra-tetap menghalang AI meneka, terutamanya untuk pokok pinjaman, refund, deposit tetap, pemindahan dalaman, dan transaksi yang tidak jelas.
Smart routing: setiap transaksi dihantar ke tempat yang betul - Profit & Loss, Balance Sheet, jadual sokongan, atau senarai semakan manusia.
Perkara pentingnya, workflow AI macam ini tak semestinya perlukan model premium, infrastruktur mahal, atau sistem yang jalan 24 jam sehari. Dengan sistem detached, proses hanya berjalan bila diperlukan, dan model AI dipanggil mengikut tugas tertentu. Ini menjadikannya lebih jimat kos, lebih terkawal, dan lebih realistik untuk PKS kecil.
Dengan pendekatan ini, lebih ramai PKS kecil mungkin akhirnya ada laluan realistik untuk isytihar perniagaan dengan betul, terutamanya jika laporan berasaskan tunai yang berstruktur, disediakan dari penyata bank, boleh diterima sebagai titik permulaan, disokong dengan semakan yang wajar. Pematuhan tak sepatutnya hanya direka untuk PKS yang dah ada sistem sempurna. Ia mesti juga wujudkan laluan praktikal untuk PKS yang masih bermula dari penyata bank. Bagi saya, ini peluang sebenar: guna sistem detached berbantu AI untuk bantu PKS jadi lebih teratur, lebih patuh, dan lebih yakin.
